Comment faire pour organiser
son assemblée générale à distance?

Autorisation
du gouvernement

Le gouvernement a pris un arrêté autorisant toutes les entités concernées par le Code des sociétés et des associations (les ASBL sont donc concernées) à tenir leurs assemblées générales à distance, même si les statuts ne le prévoient pas. Cet arrêté est valable jusqu’au 30 juin 2020, il s’applique à toutes les assemblées générales convoquées jusqu’à cette date (cela veut dire que si vous convoquez votre AG le 29 juin pour la tenir le 20 juillet, vous êtes dans le cadre de cet arrêté).
Pour rappel, vous pouvez aussi toujours choisir de repousser votre assemblée générale.

Qu’est-ce qui change par rapport à une assemblée générale classique?

1. La convocation

La convocation va devoir reprendre les différents changements relatifs à la tenue à distance de l’assemblée générale. Il va falloir y indiquer les délais, la méthode d’échange pour les présentations, questions ou débats, la plate-forme choisie et les modalités de connexion, la méthode de vote et les différents formulaires. Ces obligations viennent s’ajouter aux obligations de la convocation d’une assemblée classique*. Puisque le vote va se faire à distance, il est important que l’ordre du jour et les propositions soumises au vote soient particulièrement détaillés.

2. Deux méthodes de vote

Le vote par procuration

Le vote par procuration est un mécanisme souvent utilisé, il permet de désigner une personne qui va exercer notre vote à notre place. Dans le cadre des mesures Covid, l’idée est que l’ensemble des membres donne procuration à une seule personne*, désignée par l’organe d’administration (anciennement appelé «conseil d’administration»). Pour cette raison, il y a deux différences par rapport aux procurations habituelles:

• On ne choisit pas la personne qui votera, elle est imposée par l’organe d’administration.
• Des instructions de vote doivent être données pour chaque point soumis au vote.

Le formulaire de vote par procuration doit parvenir à l’organe d’administration au plus tard la veille de l’assemblée générale. Toutefois, un délai plus court peut être imposé, nous conseillons d’imposer l’envoi des documents quatre jours au plus tard avant la date de l’assemblée générale. Le formulaire doit être signé et peut être transmis par voie électronique. La signature scannée est toujours valable.

Voici les éléments qui doivent se retrouver dans le formulaire de procuration:
• Le nom, prénom, adresse et nombre de voix (si prévu par les statuts) du votant.
• Le nom, prénom et adresse de la personne désignée pour voter.
• Le nom de l’ASBL (dont c’est l’AG).
• L’heure et la date de l’assemblée générale.
• Le délai dans lequel le formulaire de procuration doit parvenir à l’ASBL
• Une indication de vote (positif, négatif, abstention) pour chaque point soumis au vote.
• La signature du membre sous forme manuscrite. Attention, si vous décidez de passer par une signature électronique, celle-ci doit respecter le règlement européen n° 910/2014 (art. 3.10 ou 3.12). Par facilité, nous vous conseillons la signature manuscrite.

Le vote par correspondance

Le vote par correspondance permet à un membre d’exprimer son vote de manière personnelle, mais à distance, sans devoir être présent physiquement à l’assemblée générale.
Il s’exprime également au moyen d’un formulaire qui doit parvenir à l’organe d’administration au plus tard la veille de l’assemblée générale. Toutefois, un délai plus court peut être imposé. Nous conseillons d’imposer l’envoi des documents quatre jours au plus tard avant la date de l’assemblée générale.
Le formulaire doit être signé et peut être transmis par voie électronique. La signature scannée ou photographiée est toujours valable.

Le formulaire doit contenir les informations suivantes:
• Le nom ou la dénomination du membre et son domicile ou siège.
• Le nom de l’ASBL (dont c’est l’AG).
• L’heure et la date de l’assemblée générale.
• L’ordre du jour détaillé de l’assemblée générale, en ce compris les propositions de décision.
• Le délai dans lequel le formulaire de vote à distance doit parvenir à l’ASBL.
• La signature du membre sous forme manuscrite ou par un procédé de signature électronique au sens de l’article 3.10 du règlement (UE) n° 910/2014  ou d’une signature électronique qualifiée au sens de l’article 3.12 de ce même règlement.
• Le cas échéant, le nombre de voix que le membre souhaite exprimer à l’assemblée générale si les statuts accordent à certains membres plusieurs voix.
• Le vote exprimé (positif, négatif, abstention) pour chaque point soumis au vote.

Si nécessaire, nous tenons à votre disposition un modèle de vote par correspondance, que vous pouvez demander à Sylvain Masquelier.

3. Les questions-réponses, l’assemblée générale
et les quorums

Les deux méthodes de vote ne pouvant se faire en direct, le vote doit être exprimé avant la tenue de l’assemblée générale. Dans ce cas, comment faire en sorte que les nécessaires questions, débats et discussions aient lieu?

Dans un premier temps, nous conseillons de détailler et de documenter au maximum l’ordre du jour afin de limiter les questions potentielles.
Ensuite, il faut prévoir une méthode d’échange et ses modalités. Il y a une grande liberté au niveau de cette organisation.

• Vous pouvez prévoir des questions et réponses par écrit, avec un délai fixé. Les réponses sont données par écrit ou en direct. Vous pouvez répondre lors de l’assemblée générale, mais avant les votes. Toutefois, nous vous conseillons de répondre avant cette date et au plus tard la veille de la limite d’envoi des formulaires de vote, pour que les membres soient pleinement informés avant de voter.
• Vous pouvez aussi prévoir une vidéoconférence avec les membres qui le désirent entre la convocation et la date officielle de l’assemblée générale. Durant cette vidéoconférence, l’organe d’administration peut présenter les points de l’ordre du jour, les membres peuvent poser leurs questions, etc. Toute la partie « échange » de l’assemblée générale peut donc se tenir durant cette vidéoconférence.

Comment se déroule l’assemblée générale ?

S’il a été répondu aux différentes questions au préalable, l’assemblée générale se limitera à une procédure formelle, avec passage en revue et vote pour chacun des points à l’ordre du jour.
S’il n’a pas encore été répondu aux questions des membres, ce sera la dernière occasion de le faire. Il y aura donc réponse aux différentes questions avant de procéder au vote.

Quelles sont les règles en matière de quorum pour un vote par procuration ou par correspondance ?

Un vote exprimé valablement par procuration ou par correspondance est compris dans le quorum de présence.

4. Les délais

Le délai de convocation de l’assemblée générale est désormais de minimum 15 jours. En raison des procédures à distance, nous vous conseillons de prévoir un délai plus long.
Pour pouvoir faire usage des différentes possibilités d’assemblée générale à distance, il faut que vous convoquiez votre assemblée générale avant le 30 juin 2020 (il est possible que cette date soit encore prolongée par la suite, nous vous tiendrons bien entendu informés si c’est le cas).
Vous pouvez déterminer librement le délai de transmission des documents (formulaires de vote et des procurations) mais ils doivent vous parvenir avant l’assemblée générale. Nous vous conseillons d’imposer l’envoi des documents quatre jours au plus tard avant la date de l’assemblée générale.

Voici un exemple de timing général que nous vous recommandons, si vous décidez de procéder à une procédure avec questions-réponses

par vidéoconférence

• Jour J-21
Envoi de la convocation et de tous les documents nécessaires à la tenue de l’assemblée générale.
• Jour J-10
Séance de questions-réponses par vidéoconférence.
• Jour J-4
Dernière limite pour la transmission des documents de vote (procuration ou correspondance)
• Jour J
Tenue de l’assemblée générale.

par écrit

• Jour J-21
Envoi de la convocation et de tous les documents nécessaires à la tenue de l’assemblée générale.
• Jour J-10
Date limite de transmission des questions.
• Jour J-6
Réponse aux questions par écrit ou via vidéoconférence.
• Jour J-4
Dernière limite pour la transmission des documents de vote (procuration ou correspondance)
 • Jour J
Tenue de l’assemblée générale.