Tenue des AG
et OA

La pandémie que nous connaissons rend difficile l’organisation de la vie de nos ASBL, et notamment la tenue des assemblées générales et organes d’administration (nouvelle appellation du Conseil d’administration dans le Code des sociétés et des associations).
Un arrêté de pouvoirs spéciaux a donc été publié ce 9 avril 2020, afin d’offrir plus de flexibilité pour l’organisation de ces réunions.
La mesure a une durée limitée et s’applique du 1er mars jusqu’au 3 mai 2020 inclus mais cette période pourrait être prolongée si nécessaire.

En voici les grandes lignes

1. Organisation des AG

Deux options

En ce qui concerne la tenue des assemblées générales, l’arrêté vous permet deux options:
La tenue de l’assemblée générale, en tenant compte des mesures liées au COVID-19 (article 6)
Le report de l’assemblée générale (article 7)
Nous revenons en détail sur ces deux options ci-dessous.

 

Est-ce que mon AG
est concernée?

Oui si:
• Elle aurait dû être tenue entre le 1er mars et le 3 mai 2020
• La convocation a été envoyée entre le 1er mars et le 03 mai (ou aurait dû être envoyée), donc même si l’AG aurait lieu après le 03 mai.
Exemple: l’assemblée générale a été convoquée le 14 avril pour se tenir le 5 juin. Cette assemblée générale pourra se tenir conformément aux souplesses prévues par l’arrêté. Pour rappel, le délai minimum de convocation d’une AG est désormais de 15 jours, même si vous n’avez pas encore modifié vos statuts en ce sens.

Ce régime s’applique tant aux assemblées générales ordinaires qu’extraordinaires.

1.1 Vous choisissez de tenir votre AG

Deux options, compatibles avec les mesures prises en réponse au Covid-19 tout en permettant aux membres d’exercer leur droit de vote et de poser des questions, sont possibles: réunion physique ou réunion virtuelle.

Réunion physique

Il est toujours possible de tenir la réunion physiquement, tout en respectant la distanciation sociale.

Alternatives à la réunion physique

Si les mesures de distanciation sociale ne peuvent être respectées en cas d’AG “classique” mais que vous souhaitez tout de même tenir une AG, l’organe d’administration peut imposer aux membres de l’AG:
• De voter à distance avant l’assemblée générale, par correspondance; pour ce faire, l’ASBL se conforme à ses statuts ou, à défaut de disposition statutaire, doit prévoir la mise à disposition d’un formulaire ou la publication de celui-ci sur un site internet.
• De donner une procuration, avant l’AG (vous pouvez combiner ces deux possibilités, le vote à distance n’excluant pas le recours aux procurations). L’OA peut imposer que le mandataire soit toute personne qu’il désigne (dans le respect des éventuelles règles de conflits d’intérêts). Le mandataire doit cependant disposer d’instructions de vote spécifiques pour chaque proposition de décision à l’ordre du jour. Ce système de procuration peut aussi permettre d’organiser une AG physique, en cercle fermé (si le faible nombre de personnes permet le respect des mesures de distanciation). 
Tout en bas de ce document, vous trouverez un exemple de ce qui devrait se trouver au minimum dans vos procurations. Aucune forme particulière n’est imposée par la loi.
• Au cas où vous ne pouvez garantir que les mesures de lutte contre la propagation de la pandémie Covid-19 seront respectées, vous pouvez aussi interdire toute présence physique de membres ou de mandataires de ceux-ci au lieu de l’AG. Ceci permet de tenir la réunion en présence d’un seul mandataire uniquement. Ce mandataire désigné, les membres du bureau et les administrateurs peuvent dans ce cas valablement participer à distance, par exemple par téléphone ou par vidéoconférence.

Dans ces cas, ces documents (formulaire de vote à distance, procuration) pourront être envoyés à l’adresse indiquée par l’ASBL, par courrier électronique uniquement si nécessaire. Une copie scannée ou photographiée du formulaire ou de la procuration complétée et signée suffira. L’ASBL peut imposer que ces documents lui parviennent au plus tard le quatrième jour qui précède la date de l’assemblée générale.

Pour ce qui est du droit de poser des questions, L’OA peut exiger des membres qu’ils posent leurs questions par écrit jusqu’au quatrième jour avant l’assemblée. Au niveau des réponses, si l’OA choisit de permettre aux membres de suivre la réunion en direct ou en différé (par exemple via une conférence téléphonique ou vidéo), il peut répondre aux questions à ce moment-là. L’OA peut également répondre à ces questions par écrit, en les communiquant au plus tard le jour de la réunion (mais avant le vote).

1.2 Vous décidez de reporter votre AG

La deuxième possibilité consiste à reporter l’assemblée générale jusqu’à ce que la situation soit redevenue normale. L’OA peut reporter l’AG même si elle a déjà été convoquée, à condition que les membres soient correctement informés.

Dans ce cas, vous bénéficiez également d’un report de dix semaines pour un certain nombre de délais légaux, tels que l’obligation de tenir l’assemblée générale dans les six mois suivant la clôture de l’exercice, ou l’obligation de déposer les comptes annuels.

Attention cependant aux obligations propres à notre secteur.

La date ultime pour envoyer vos comptes et bilans 2019 au Service Jeunesse est reportée du 30 juin au 31 juillet. Cela donne un délai supplémentaire pour tenir votre assemblée générale (et ainsi veiller à respecter les quotas de 2/3 de moins de 35 ans pour les AG et les OA dans les OJ, le quota d’1/2 de moins de 35 ans pour les AG et les OA des Fédérations d’OJ et de CJ, et le quota d’1/3 de moins de 26 ans dans les OA de Maisons de Jeunes) dans vos instances et valider vos comptes et bilans.

Nous vous conseillons de vous en tenir autant que possible à cette date (31 juillet) parce que nous sommes en année de renouvellement des agréments: les dossiers doivent être complets pour être traités par votre inspecteur et par les commissions consultatives et plus ils sont remis tard, plus il y a un risque de ralentir tout le processus. Cependant, les dernières informations que nous avons reçues n’indiquent pas qu’il y aurait des sanctions si vous dépassez ce délai du 31 juillet, le ministre de la Justice le permettant.

2. Organisation des OA (organes d’administration,
nouvelle appellation du CA)

En ce qui concerne la réunion de l’OA en ces circonstances particulières, deux points ont été assouplis (cf article 8 de l’arrêté)

• Si votre OA doit prendre une décision, cette décision peut être prise par écrit ou par courrier électronique. Elle doit cependant être unanime;

• Si vous le souhaitez, une réunion du CA peut se tenir à distance, via un moyen permettant une délibération collective (telles que les conférences téléphoniques ou vidéo), même si vos statuts ne l’autorisent pas. Dans ce cadre, les décisions peuvet être prise si nécessaire à la majorité.

Il n’y a pas de changement concernant les procurations: si vos statuts le prévoient, un administrateur peut se faire représenter par un autre administrateur à une réunion de l’organe d’administration.

Exemple de procuration

Je soussigné Josef Tanneurs,
Membre de l’Assemblée Générale de la FESOJ,
donne, par la présente, procuration
à ……………………,
Membre de ladite Assemblée Générale,
pour me représenter à la séance du 25 avril 2020.
(Dans le cas présent, ajoutez ici aussi les instructions de vote spécifiques pour chaque proposition de décision à l’ordre du jour)
Certifié sincère et véritable,
Signature
Josef Tanneurs

Remarque
Vérifiez dans vos statuts ou votre ROI que le nombre de procuration par personne ne soit pas limité, ce qui est assez courant. S’il y a une limite, vous pouvez alors indiquer « …Membre de ladite Assemblée Générale, pour me représenter, avec pouvoir de subdélégation , à la séance du… ».
 Cela permet au mandataire qui reçoit plus d’une procuration de la transmettre à un autre membre de son choix.