Congés et report de congés

Avec la crise actuelle, nombreux sont les travailleurs qui ont fait, ou font, la demande d’un report de congés. En tant qu’employeur, comment faire en sorte que l’association ne se retrouve pas sans travailleur? Quels sont vos droits et ceux de vos travailleurs? Voici quelques éclairages.

Peut-on annuler ou reporter des congés déjà prévus?

Les congés payés font l’objet d’un accord entre l’employeur et le travailleur.

• Un employeur ne peut imposer à un employé de prendre ses congés à une période déterminée sans raison objective (ex.: pour le bon fonctionnement de l’association, un manque temporaire de personnel, la nécessité de la présence du travailleur pour un travail déterminé où il ne peut être remplacé, etc.).

• Un travailleur ne peut décider de prendre ses congés sans en avertir son employeur.

Une fois qu’un accord est trouvé entre l’employeur et le travailleur sur les dates de congés, cet accord s’impose aux deux personnes. Ils ne pourront être déplacés ou annulés que si le travailleur et l’employeur sont d’accord. Il n’y a donc pas d’obligation pour l’employeur d’accorder le report ou l’annulation des congés sur lequel un accord avait déjà été trouvé, même si les vacances prévues par le travailleur ont été annulées en raison de l’épidémie.

Si les congés ont été reportés ou annulés, comment concilier le droit aux congés de mon travailleur et le fonctionnement de l’association?

Certains congés peuvent être reportés, d’autres pas. Les règles et les risques pour l’employeur sont différents en fonction du type de congé.

Afin de préparer au mieux la prise future de congés et la concilier avec l’organisation de l’association, voilà ce que nous conseillons de mettre en place, dès que possible:

1) Déterminer les besoins en personnel de l’association: de combien de travailleurs avons-nous besoin au minimum? À quels moments?

2) Si ce n’est pas déjà prévu dans le règlement de travail, déterminer, en accord avec les travailleurs, les modalités d’octroi des congés (délai de demande, priorité entre les différents travailleurs (avec enfants, en raison de l’ancienneté…), nombre de travailleurs minimum au sein de l’association, etc.)

3) Calculer, pour chaque travailleur, les types de congés restants (congés légaux, congés extra-légaux…) et le solde de chacun.

4) Au plus tôt, prévoir avec chaque travailleur les moments où il désire prendre ses congés cette année.

Types de congés
et règles

Voici un récapitulatif des principales sortes de congés et de leurs règles pour vous aider dans la planification des congés de vos travailleurs: 

Les congés légaux

Chaque travailleur a, en vertu de la loi, droit à 4 semaines de congés payés par an. En fonction du régime de travail de l’employé, le nombre de jours exacts peut varier (par exemple, ils sont de 20 jours pour un temps plein de 5 jours par semaine).

Puis-je refuser le congé ou les dates proposées par le travailleur? 

Oui, si c’est justifié par des raisons de service (manque de personnel, travail qui ne peut être effectué par quelqu’un d’autre…) et si cela ne rend pas impossible dans les faits la prise de ces congés.

Le travailleur peut-il y renoncer volontairement? 

Non. Si un travailleur ne les prend pas, pour vous protéger, vous devez lui envoyer une mise en demeure lui demandant de les prendre.

S’ils ne sont pas pris, peuvent-ils être reportés à l’année prochaine?

Non, s’ils ne sont pas pris, ils sont perdus.

S’ils ne sont pas pris, est-ce que je dois les payer?

Non, s’ils ne sont pas pris, ils ne sont pas payés.

Exception: si les congés légaux n’ont pas pu être pris car il était impossible de les prendre (en cas de maladie, de chômage temporaire, de grossesse, etc.), la rémunération correspondante aux jours qui restaient à prendre devra être payée par l’employeur pour le 31 décembre au plus tard. Nous vous renvoyons vers votre secrétariat social pour les détails du calcul.

Les congés extra-légaux

Une convention collective de travail, un règlement de travail voire le contrat peuvent prévoir des congés en plus, qui viennent s’ajouter aux jours imposés par la loi. La plupart des questions relatives à ces congés sont réglées dans le texte les instituant (la convention collective, le règlement de travail, le contrat).
Si rien n’est prévu, il est possible de le faire au cas par cas en accord avec chaque travailleur.

Puis-je refuser le congé ou les dates proposées par le travailleur? 

Oui, si c’est justifié par des raisons de service et si une compensation est trouvée en accord avec le travailleur.

Le travailleur peut-il y renoncer volontairement? 

Oui, si c’est le cas nous vous conseillons de le consigner par écrit.

S’ils ne sont pas pris, peuvent-ils être reportés à l’année prochaine?

Cela dépend des règles prévues dans le texte. Si rien n’est prévu, il est possible de les reporter en accord avec le travailleur. Nous vous conseillons alors de le prévoir dans un écrit.

S’ils ne sont pas pris, est-ce que je dois les payer?

Cela dépend des règles prévues dans le texte. Si rien n’est prévu, il est possible de les payer en accord avec le travailleur ou bien de les reporter. Nous vous conseillons alors de le prévoir dans un écrit. Il n’est pas possible de les supprimer de manière unilatérale sans compensation, sauf si le travailleur y renonce volontairement.

Les jours de récupération, de compensation

Ces jours de congé consistent en la récupération d’heures supplémentaires ou inconfortables prestées et en la compensation accordée pour la prestation de ces mêmes heures. Le solde peut donc être différent d’un travailleur à l’autre. Le régime de ces congés doit être prévu dans le règlement de travail. Ils sont calculés selon des périodes de référence, qui sont prévues au règlement de travail et qui peuvent différer de l’année civile.

Puis-je refuser le congé ou les dates proposées par le travailleur? 

Oui, si c’est justifié par des raisons de service et si cela ne rend pas impossible dans les faits la prise de ces congés.

Le travailleur peut-il y renoncer volontairement? 

Le travailleur peut uniquement renoncer à la récupération de 91 heures supplémentaires par an. Elles doivent alors être payées. Il ne peut renoncer aux autres récupérations et aux compensations.

S’ils ne sont pas pris, peuvent-ils être reportés à l’année prochaine?

Non, s’ils ne sont pas pris durant la période de référence, ils seront perdus. L’employeur risque des sanctions si le travailleur n’a pas pu prendre ses récupérations et repos compensatoires. Il faut donc s’assurer qu’ils soient pris et éventuellement mettre en demeure le travailleur.

S’ils ne sont pas pris, est-ce que je dois les payer?

Oui, ils doivent être payés dans tous les cas.