Télétravail et frais de déplacement

Vous êtes nombreux à avoir mis une partie, voire la totalité de vos employées en télétravail. Dans ce cas, que faire des indemnités de déplacement?

Plusieurs cas de figure peuvent se présenter. Nous les analysons ci-dessous. Vous devez simplement être attentive au fait que les frais déclarés doivent correspondre à la réalité, afin de ne pas être considérés comme de la rémunération déguisée par l’ONSS. En effet, les frais de déplacement consistent en une indemnité et ne sont pas passibles de cotisations sociales. Si elles sont versées, alors que vos travailleuses ne se déplacent plus, ces indemnités pourraient être requalifiées en rémunération en cas de contrôle.

Convention de télétravail

Si vos travailleuses sont en télétravail, pensez (si ce n’est déjà fait) à rédiger une convention de télétravail. Vu la situation sanitaire, et le fait qu’elle perdure dans le temps, le télétravail structurel semble être la forme la plus adaptée. Dans ce cas, les indemnités de télétravail sont obligatoires. Toutefois, si vous ne souhaitez pas être tenues par cet avenant une fois la crise terminée, vous pouvez y ajouter une condition, à savoir le fait que le contrat n’est valable que pour une période déterminée, par exemple, tant que le gouvernement maintient le télétravail comme mesure obligatoire. Voyez notre avenant à ce sujet (version Word).

Deux types d’indemnisation en cas de télétravail structurel:

1. Sur base des frais réels

Vous remboursez les justificatifs qui vous sont remis.

2. Sur base forfaitaire

Ce type d’indemnisation n’est possible que si le télétravail est régulier et structurel (à savoir au moins 5 jours ouvrables par mois, en-dessous de ces 5 jours, la somme est réduite proportionnellement).
Vous pouvez recourir à un ou plusieurs des forfaits suivants:
• Indemnité de bureau de maximum 129,48€/mois par mois (pour des frais de chauffage, électricité, petit matériel de bureau…).
• Indemnité pour l’usage d’un PC privé de maximum 20€/mois
• Indemnité pour l’usage d’une connexion internet privée de maximum 20€/mois.

Différentes situations envisageables:

Ma travailleuse vient une fois par semaine en voiture au bureau?

Remboursement sur base des km parcourus + indemnité de télétravail pour les jours prestés à son domicile.

Ma travailleuse vient une fois par semaine en transport en commun, elle a un abonnement annuel?

Remboursement habituel de cet abonnement. Ces abonnements annuels ne sont pas facilement annulables et leur annulation et le paiement d’un titre de transport à la journée pourraient être plus chers dans les faits.

Ma travailleuse ne vient plus au bureau, elle a un abonnement annuel?

Remboursement habituel.

Ma travailleuse vient une fois par semaine en transport en commun, elle a un abonnement mensuel?

Nous vous conseillons d’opter pour la solution la moins chère, qui sera tout à fait justifiable en cas de contrôle. Si le titre de transport à la journée est moins cher sur un mois que l’abonnement mensuel, optez pour cette solution en plus des indemnités de télétravail. Vous devrez donc annuler l’abonnement mensuel. Dans le cas contraire, conservez l’abonnement mensuel, et complétez par les indemnités de télétravail pour les jours prestés au domicile de la travailleuse.

Ma travailleuse ne vient plus au bureau, elle a un abonnement mensuel?

Nous vous conseillons d’annuler cet abonnement si ce n’est déjà fait, et de ne remettre à cette employée que l’indemnité pour le télétravail, qui sera la seule justifiable dans les faits.

Ma travailleuse ne vient plus au bureau, elle n’a pas d’abonnement en transport en commun?

Plus de remboursement, mais uniquement l’indemnité de télétravail.

Si votre situation implique un changement au niveau du remboursement des frais de déplacement de votre employée, nous vous conseillons de l’indiquer dans l’avenant contenant le télétravail structurel. Cette situation concerne principalement les abonnements mensuels (pour les exemples que nous avons pu reprendre ici).

A lire

Vous trouverez également les différents détails à ce sujet dans notre note générale sur le télétravail

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